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ECOS – Techniques d’entrevue

• Veuillez consulter les documents relatifs aux ECOS du Collège royal sur one45

‘ECOS’ signifie Examen Clinique Objectif Structuré. Afin d’être admissibles à l’examen de certification, les résident doivent démontrer leurs capacités à mener des entrevues en utilisant le processus officiel du Collège royal des médecins et chirurgiens : l’ECOS. Les résidents doivent démontrer avec succès qu’ils maîtrisent les techniques d’entrevue à deux reprises lors de leur quatrième et cinquième année de formation.

La formation en techniques d’entrevue est intégrée au programme d’enseignement centralisé et aux cours d’entrevues diagnostiques dispensés par les hôpitaux. La capacité des résidents à mener à bien une entrevue sera évaluée durant chacun des stages obligatoires, ainsi que deux fois l’an lors des journées ECOS (examen oral simulé pour les R2- R5).

Les journées obligatoires d’examen oral simulé auront lieu les 20 octobre, 28 mars et 1 juin 2020. Chaque résident sera inscrit à au moins deux des trois dates.

• LA JOURNÉE D’EXAMEN ORAL SIMULÉ comporte l’étude d’un cas long et de deux stations PDGs (phénoménologie, diagnostic et gestion) d’environ 20 minutes chacune.
• Les stations sont conçues de façon à évaluer plusieurs rôles CanMEDS au cours de la durée de vie.
• LA JOURNÉE D’EXAMEN ORAL SIMULÉ est une occasion importante pour les résidents d’obtenir de la rétroaction sur leurs habiletés à conduire des entrevues et à évaluer des patients.
• C’est également pour eux l’opportunité de se familiariser avec une procédure qu’ils sont tenus de maîtriser afin d’être admissibles à l’examen du Collège royal.
• Les effets personnels sont strictement défendus lors de l’examen oral simulé. Ceci inclus les dispositifs électroniques, notes, manuels, etc.
• Des planchettes à pince, papier, stylos et minuteries seront disponibles sur place

ECOS

Les objectifs de l’ECOS consistent à évaluer, de façon semi-structurée, la capacité des résidents à questionner et conseiller des patients. Les résidents disposent de 50 minutes pour mener une entrevue diagnostique, qui doit aboutir à l’établissement d’un diagnostic DMS-5 et d’un diagnostic différentiel, à la compréhension biopsychosociale des problèmes du patient ainsi qu’à un plan de traitement intégré. Afin de se mettre en situation, les résidents doivent imaginer qu’ils rencontrent un nouveau patient et sont sur le point de prendre le relais pour son suivi, en s’appuyant le moins possible sur des sources externes d’information.

Une pause de 10 minutes est prévue à la fin des 50 minutes d’entrevue, après laquelle le résident disposera de 15 minutes pour présenter le cas du patient. S’ensuivra une période de 30 minutes pendant laquelle les évaluateurs questionnent le résident sur le cas. Quelques exemples de questions fréquentes:1) demander au résident de clarifier son raisonnement diagnostique 2) demander au résident d’interpréter les facteurs prédisposant, accélérant et perpétuant les problèmes du patient 3) demander au résident d’analyser les dynamiques interpersonnelles de l’entrevue 4) demander au résident d’expliquer en détails son plan de traitement 5) demander au résident quels sont les problèmes que pourrait engendrer son plan de traitement, et quelles sont, dans ce cas, les stratégies alternatives à mettre en place. Vous devriez disposer de 10-15 minutes à la fin de ce processus pour la rétroaction au candidat sur ses forces et faiblesses. Notez qu’aucun temps n’est prévu au début de l’ECOS pour la création d’une grille ou la prise de notes.

Évaluation formelle

Les procédures suivantes relatives à l’ECOS ont été développées par le sous-comité de compétences:

Les résidents des années senior de formation doivent passer avec succès deux ECOS, dont au moins un lors des examens oraux simulés. Même si un résident de quatrième année passe avec succès deux ECOS (dont au moins un lors des examens oraux simulés), il devra tout de même réussir le deuxième examen oral simulé ECOS pendant sa quatrième année de formation.

Lors de chacun de leurs stages cliniques les résidents R1 à R5 devront avoir au moins une entrevue observée par leur superviseur clinique, incluant une présentation de cas et une discussion. Le superviseur utilisera la grille d’évaluation corrigée prévue à cet effet pour évaluer l’entrevue et donner aux résidents ses impressions (des formulaires d’évaluation spécifiques sont disponibles sur one45 pour les résidents juniors et seniors, ainsi que pour les patients rencontrés lors des stages en psychiatrie pédiatrique et gériatrique). Le superviseur se chargera ensuite d’envoyer le formulaire d’évaluation de l’ECOS, indiquant si la performance du résident a été satisfaisante ou non. Ce formulaire sera ensuite envoyé au directeur de la formation, qui à son tour le fera parvenir au bureau du programme.

Si, lors d’une entrevue réalisée pendant l’un de leurs stages, la performance d’un résident de quatrième ou de cinquième année ne correspond pas aux standards attendus, il aura la possibilité de mener une autre entrevue supervisée auprès d’un autre patient. Cependant, si le résident ne satisfait pas aux exigences du programme deux fois de suite, un processus de remédiation sera lancé par le sous-comité de compétences et le directeur de la formation. Chaque processus de remédiation est personnalisé afin de cibler les faiblesses identifiées, et pourra comporter d’autres entrevues observées, la lecture d’articles pertinents et des travaux spécifiques à différents aspects des techniques d’entrevue, sessions enregistrées, entrevues observées par leurs pairs etc.).

• Les journées d’examen oral simulé ECOS constituent une opportunité additionnelle pour les résidents de pratiquer leurs techniques d’entrevue. Les formulaires d’évaluation spécifiques aux ECOS seront envoyés aux directeurs de la formation, puis au bureau du programme.
• La performance des résidents de quatrième et cinquième année sera examinée par deux évaluateurs pendant les journées d’examen oral simulé ECOS. Un seul évaluateur révisera les entrevues ECOS réalisées pendant les stages cliniques.
• Les résidents (R2 à R5) dont la performance n’est pas à la hauteur des exigences du programme devront discuter avec leur directeur de formation et leur superviseur de stage afin d’identifier les faiblesses observées lors de la journée d’examen oral simulé ECOS et les moyens d’y remédier.
• On considérera qu’un résident (de niveau senior) a passé son examen si sa performance combinée à la journée d’examen oral simulé et lors d’une entrevue observée durant son stage est jugée conforme aux exigences du Collège royal, qui requiert « que le résident démontre par deux fois au moins qu’il est capable de mener à bien une entrevue de ce type ». Le résident continuera à réaliser des entrevues observées pendant ses stages cliniques (pendant les 6 premiers mois de sa dernière année de formation), mais ne sera pas tenu de passer l’examen oral simulé en R5.
• Si, à la fin de sa quatrième année de formation, un résident n’a pas réussi au moins deux entrevues de type ECOS (dont au moins une pendant la journée d’examen oral simulé), jusqu’à trois opportunités supplémentaires lui seront accordées : une pendant la journée d’examen oral simulé (vers la fin de l’été/début de l’automne) de la cinquième année de formation, et deux autres organisées par le sous-comité de compétences et son responsable. Le résident pourra contribuer à l’organisation en suggérant de possibles évaluateurs et un établissement. Si un résident est incapable de réussir au moins un de ces 3 ECOS, le sous-comité de compétences examinera sa performance et pourra le mettre en probation scolaire. Le résident pourrait ne pas être autorisé à se présenter aux examens du Collège royal (en fonction de la nature et de la sévérité de ses carences).
• Un plan de remédiation sera proposé aux résidents qui rencontrent des difficultés dans leurs ECOS, afin de les aider à améliorer leurs compétences en matière de techniques d’entrevue.

Le processus ainsi détaillé devrait permettre aux résidents d’avoir jusqu’à 5 opportunités de pratiquer des entrevues supervisées de type ECOS pendant leur quatrième année de formation (pendant laquelle les résidents effectuent leur stage en psychiatrie de liaison, soins partagés, troubles mentaux sévères et persistants et dépendances), et jusqu’à 3 opportunités durant les 6 premiers mois de leur cinquième année de formation. Les résidents ont donc au moins 8 opportunités d’être individuellement observés et évalués de façon constructive lorsqu’ils arrivent à la moitié de leur dernière année de formation.

Veuillez trouver ci-dessous les directives pour les entrevues supervisées pendant les stages cliniques :

• Ces entrevues ont lieu vers la mi-stage
• Que le cas soit, si possible, nouveau pour le résident et le superviseur
• Que le processus soit structuré de façon à tenir compte les réalités administratives du milieu hospitalier, ce qui inclut éviter d’imposer de retards excessifs aux patients.
• Les directeurs de la formation rappelleront par courriel aux chefs de service et aux coordonnateurs de stage que des examens de type ECOS doivent être organisés. Le service est libre de choisir les évaluateurs et la façon dont l’examen sera structuré tout en respectant les « règlements pour la conduite d’un examen ECOS » du Collège royal qui seront distribuées aux personnes concernées par le directeur de la formation.
• La participation de certains résidents désignés peut être requise dans l’organisation d’un examen ECOS, afin d’identifier des patients appropriés.

Échecs et appels

Les résidents réussiront leur examen ECOS si leurs aptitudes à questionner et traiter le patient est conforme aux exigences du programme pour leur niveau de formation. Lors de la journée d’examen oral simulé, les deux évaluateurs devront s’accorder sur la réussite du résident, et l’informer de ce résultat au début de leurs délibérations. Dans le cas où les évaluateurs sont en désaccord, le résultat sera automatiquement un échec.

Motifs d’échec les plus fréquents:

1) Style interpersonnel hostile et sans empathie 2) grandes difficultés à structurer l’entrevue ou à obtenir une base de données valides 3) grandes difficultés à comprendre l’histoire de la maladie actuelle, le passé psychiatrique du patient ou toute autre information médicale essentielle 4) Omissions graves de plusieurs questions pertinentes ou préoccupations pour la sécurité 5) l’intégration inappropriée d’informations collectées en vue d’un diagnostic raisonnable et de la formulation du cas 6) un plan de traitement inadéquat ou dangereux 7) Relative faiblesse dans plusieurs des domaines énoncés ci-dessus.

Les résidents ne peuvent faire appel de leurs résultats qu’en cas de vice de procédure, comme par exemple, l’interruption de l’entrevue par une alarme d’incendie. Les résidents ne peuvent faire appel de la décision des évaluateurs si ceux-ci ont jugé que la qualité de l’entrevue, la présentation du cas ou le plan de traitement proposé n’étaient pas satisfaisants pour le niveau de formation du résident. Les résidents disposent de 24h après l’examen pour faire appel de la décision auprès du directeur de la formation de l’établissement concerné.

Initiative Phénoménologie / Diagnostic / Prise en charge (PDM)

Les résidents devront élaborer de nouveaux PDMs qui seront utilisés durant leur formation et qui viendront enrichir la base de données existante du programme. Chaque promotion (R2, R3 et R4) devra créer un nouveau PDM. Le bureau du programme leur procurera plusieurs exemples, ainsi que des directives et conseils. Chaque promotion devra élaborer un PDM conforme à son niveau de formation et le soumettre au bureau du programme pour approbation avant la fin de la période 7 de l’année en cours. Les résidents de cinquième année auront alors 2 mois pour examiner les PDMs et soumettre leurs commentaires et corrections. Les PDMs ainsi revus et corrigés seront ensuite examinés par le comité du programme.