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• exiger que les organisateurs distribuent des billets pour l’activité ou demandent aux participants et participantes de s’y s’inscrire à l’avance;
• exiger que seuls des membres de la communauté mcgilloise puissent participer à l’activité;
• formuler des exigences relativement à l’heure, à l’emplacement, à la durée et au format de l’activité;
• déplacer une activité vers une autre salle ou un autre emplacement, ou la transposer en ligne;
• refuser une réservation de salle ou d’emplacement.

La décision d’accepter ou non une réservation est prise indépendamment de l’opinion de l’Université sur le thème de l’activité, les sujets abordés ou les points de vue exposés pendant l’événement.

Les lignes directrices ci-après s’appliquent à toutes les demandes de réservation de lieux gérés par l’Université, pour la tenue d’activités tant intérieures qu’extérieures.

• La réservation d’une salle ou d’un emplacement doit se faire au moins dix jours ouvrables avant l’activité. Selon la complexité de la réservation ou la disponibilité de l’emplacement, l’Université pourrait avoir besoin de plus de temps pour étudier la demande.
• Les membres des corps enseignant et étudiant, du personnel et des groupes étudiants énumérés ici peuvent demander l’autorisation de réserver des salles ou des emplacements sur le campus. Cette possibilité est également offerte aux personnes et aux groupes de l’extérieur de l’Université.

Responsabilités de la personne ou du groupe formulant la demande

• Veiller à ce que l’activité, les conférences, etc. se déroulent conformément aux lois applicables et aux politiques de l’Université. Les événements et les personnes invitées à prononcer une conférence doivent également respecter les règlements et les politiques de l’Université.S’il y a lieu (selon la nature de la demande, le type d’activité, l’emplacement, le jour et l’heure), payer les frais qui s’appliquent pour la location ou les services suivants : Service de sécurité, services d’entretien, Métiers et services, aménagement des lieux, location d’accessoires, services multimédias, stationnement, traiteur, permis d’alcool.

Si plus d’une personne ou d’un groupe organise l’activité, tous les organisateurs doivent être nommés dans la demande de réservation.

La demande de réservation est refusée dans les cas suivants :

• La demande renferme des renseignements trompeurs, incomplets ou inexacts.
• La personne ou le groupe formule la demande au nom d’une autre personne ou d’un autre groupe.
• L’activité est annoncée avant que l’Université ait approuvé la réservation.
• L’emplacement réservé n’est pas assez grand pour accueillir le nombre prévu de participants et participantes.
• La demande ne parvient pas à l’Université dans le délai prescrit.

En cas de manquement aux présentes lignes directrices, l’Université se réserve le droit d’annuler la réservation ou d’imposer des sanctions pouvant aller jusqu’à l’interdiction, pour la personne ou le groupe visé, de réserver de nouveau une salle ou un emplacement sur le campus.

Modification et annulation

Une fois le contrat de réservation signé, toute modification doit être soumise à permits.residences [at] mcgill.ca au moins cinq jours ouvrables avant l'événement. Toute annulation doit être notifiée au moins deux jours ouvrables avant l'événement afin d'éviter des frais et/ou des pénalités.