À¦°óSMÉçÇø

Membres

Gestionnaire principal

Professeur Fabrice Labeau, vice-recteur, Administration et finances

Conseiller spécial

Christopher Manfredi, provost et vice-recteur principal aux études

Calendrier des réunions

Mandat du Comité des finances et des infrastructures

1. Dispositions habilitantes

1. Le Comité des finances et des infrastructures (le « Comité ») est constitué sous l’égide du Conseil des gouverneurs (le « Conseil ») de l’Université À¦°óSMÉçÇø (l’« Université »), à qui il rend compte. Il fonctionne conformément au présent mandat et au règlement des comités du Conseil des gouverneurs de l’Université À¦°óSMÉçÇø (le « Règlement »). Conformément au Règlement, les réunions des comités du Conseil se tiennent à huis clos, mais le Comité des finances et des infrastructures peut décider de tenir une réunion ou une partie d’une réunion en séance ouverte.

2. Composition

2.1 À l’exception des nominations des membres d’office, les nominations au Comité sont approuvées par le Conseil des gouverneurs, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.

2.2 À l’exclusion des membres d’office, le Comité se compose de huit à douze membres, sélectionnés, comme indiqué ci-dessous, parmi les catégories suivantes :

• De cinq à neuf membres choisis parmi les personnes suivantes :
  • membres à titre personnel du Conseil (au moins un);
  • membres du Conseil faisant partie de l’Association des diplômées et diplômés;
  • gouverneur(e)s émérites;
  • membres du grand public;
• Trois membres du Conseil choisis parmi les catégories suivantes :
  • membres du personnel administratif et de soutien;
  • membres du personnel et membres du ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
  • membres de la population étudiante (membres ou observateurs).

2.3 En majorité, les membres du Comité doivent être indépendants de l’Université et posséder des compétences financières et une expérience dans le domaine de la finance, de l’établissement de budgets, de la construction, de l’administration de biens, de la planification, de l’immobilier, des technologies de l’information ou d’un domaine connexe.

2.4 Le (La) ±è°ùé²õ¾±»å±ð²Ô³Ù(e) du Conseil des gouverneurs et le (la) recteur(-trice) sont membres d’office du Comité.

2.5 Le (La) ±è°ùé²õ¾±»å±ð²Ô³Ù(e) du Comité est nommé(e) par le Conseil, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.

2.6 Le Comité peut recommander la nomination d’un(e) vice-±è°ùé²õ¾±»å±ð²Ô³Ù(e) du Comité par le Conseil, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.

2.7 Le (La) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances fait office de gestionnaire principal(e) du Comité.

2.8 Le (La) secrétaire général(e) ou son (sa) délégué(e) fait office de secrétaire et de conseiller(-ère) en gouvernance auprès du Comité.

2.9 Le (La) provost et vice-recteur(-trice) principal(e) aux études fait office de conseiller(-ère) spécial(e) auprès du Comité.

2.10 S’il y a lieu, afin de faciliter les travaux du Comité, le (la) ±è°ùé²õ¾±»å±ð²Ô³Ù(e) du Comité, le (la) gestionnaire principal(e) ou le (la) secrétaire peuvent inviter des membres du personnel de l’Université à participer, à titre de personnes-ressources, à des aspects précis de la discussion.

3. Attributions du comité

Le Comité aide le Conseil des gouverneurs à s’acquitter de ses responsabilités en matière de gouvernance relatives à la planification financière et aux grands projets d’infrastructure afin de garantir la bonne gestion des actifs financiers et des biens matériels et numériques de l’Université.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, le Comité accomplit des fonctions déléguées par le Conseil et des fonctions soumises à l’autorité du Conseil.

3.1 Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

3.1.1 Finances

1. Superviser l’élaboration et la mise en œuvre du plan budgétaire annuel et tout écart budgétaire dans les revenus et les dépenses de l’Université; à cette fin, examiner la planification budgétaire et les rapports de mise en œuvre pour assurer une planification judicieuse, l’affectation stratégique des ressources et l’atteinte des objectifs de l’Université.

2. Dans certaines circonstances exceptionnelles, approuver la version définitive du budget de fonctionnement de l’Université.

3. Veiller à ce que les sources de financement des acquisitions de biens immeubles, des projets de construction ou de rénovation et des projets liés aux technologies de l’information soient ciblées et sécurisées, et que les coûts d’entretien et de fonctionnement soient pris en considération avant que toute acquisition de biens immeubles, tout projet et toute modification d’un projet ne soient approuvés par le Comité ou recommandés au Conseil des gouverneurs.

4. Chaque année, avec l’avocat(e) général(e) de l’Université ou un(e) avocat(e)-conseil externe, examiner les litiges ou autres questions juridiques susceptibles d’entraîner des répercussions importantes sur les finances ou le bien-être de l’Université.

5. Examiner les rapports sur les fonctions de trésorerie et les activités philanthropiques de l’Université, et sur d’autres questions entraînant des répercussions sur la situation financière globale de l’Université.

6. Examiner les rapports annuels sur le régime de retraite de l’Université, en accordant une attention particulière aux mécanismes de financement et aux passifs réels ou potentiels qui entraînent des répercussions financières sur l’Université.

3.1.2 Terrains et bâtiments

3.1.2.1 Projets de construction et de rénovation

1. Examiner et approuver les projets de construction et de rénovation ou leurs modifications conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s.

2. Au moins deux fois par année, recevoir et examiner les rapports concernant la situation financière et l’état d’avancement des grands projets de construction et de rénovation.

3.1.2.2 Acquisition et cession de biens immeubles

1. Examiner et approuver l’acquisition de biens immeubles dans le respect des compétences du Comité, définies dans la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et rendre compte de ces acquisitions au Conseil.

3.1.2.3 Baux, permis, exigences réglementaires et servitudes

1. Examiner et approuver les contrats de location de biens immeubles conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s.

2. Examiner et approuver les permis, les exigences réglementaires, les servitudes et les autres formes de charges relativement aux biens immeubles et relevant de la compétence du Comité, conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s.

3.1.3 Technologies de l’information

1. Examiner et approuver les projets liés aux technologies de l’information et à l’architecture de la technologie, portant notamment sur les plateformes logicielles éducatives, qui nécessitent l’approbation du Comité conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s.

2. Au moins une fois par année, examiner un rapport sur les pratiques, les systèmes et les contrôles de gestion des données et de l’information de l’Université.

3.2 Fonctions soumises à l’autorité du Conseil des gouverneurs

3.2.1 Finances

1. Examiner le plan budgétaire annuel (budget de fonctionnement et d’immobilisations) ainsi que le rapport budgétaire et l’attribution des ressources disponibles provenant de toutes les sources, et formuler des recommandations à leur sujet.

2. Examiner les projections et les plans budgétaires pluriannuels, notamment en ce qui concerne les droits de scolarité, les frais de résidence, les frais afférents et les autres frais, et formuler des recommandations à leur sujet.

3. Examiner les politiques financières ayant une incidence sur la stabilité et la viabilité financières à long terme de l’Université, et formuler des recommandations à leur sujet.

4. Examiner le niveau de financement du gouvernement (pour le fonctionnement et les placements) et recommander des plans et des stratégies pour remédier à tout déficit de financement.

5. Examiner les niveaux de financement provenant de sources non gouvernementales et recommander des stratégies et des plans pertinents.

6. Examiner et recommander des plans de financement de tout déficit.

7. Examiner les dépenses en immobilisations prévues et les plans de financement de ces dépenses.

8. Examiner l’utilisation et le placement des soldes actuels, s’il y a lieu, des fonds de fonctionnement et des fonds affectés, et formuler des recommandations à leur sujet.

9. Tenir compte des montants et de l’état des sommes dues à et par l’Université, ainsi que des obligations et engagements prévus et impayés ou en cours qui ont des répercussions financières, et recommander au Conseil les méthodes d’emprunt externe pour combler les besoins en matière de fonctionnement et de placement, l’ampleur de cet emprunt ainsi que, s’il y a lieu, l’approbation de cet emprunt, pour des montants dépassant la limite d’approbation du (de la) recteur(-trice) en vertu de la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s.

3.2.2 Terrains et bâtiments

3.2.2.1 Politiques, planification, gestion de l’aménagement et viabilité financière pour les terrains, les installations, les infrastructures et les questions immobilières connexes

1. Examiner les principes, les politiques, les lignes directrices et les plans directeurs relatifs aux questions qui concernent les terrains et les bâtiments, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs.

3.2.2.2 Projets de construction et de rénovation

1. Examiner les projets de construction et de rénovation, ou leurs modifications, dont la valeur dépasse la limite d’approbation du Comité établie dans la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs;

3.2.2.3 Acquisition et cession de biens immeubles

1. Examiner l’acquisition de biens immeubles d’une valeur supérieure à la limite d’approbation du Comité établie dans la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et formuler des recommandations à ce sujet au Conseil des gouverneurs.

2. Examiner les dons à l’Université de biens immeubles d’une valeur supérieure à la limite d’approbation du Comité établie dans la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s et en recommander l’acceptation, s’il y a lieu, au Conseil des gouverneurs.

3. Examiner les propositions relatives à la cession de biens immeubles, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs.

3.2.2.4 Baux, permis, exigences réglementaires et servitudes

1. Examiner les locations de biens immeubles dont la valeur dépasse la limite d’approbation du Comité établie dans la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs.

2. Examiner les permis, les exigences réglementaires, les servitudes et les autres formes de charges relativement aux biens immeubles dont la valeur dépasse la limite d’approbation du Comité établie par la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs.

3.2.3 Technologies de l’information

1. Examiner les projets liés aux technologies de l’information et à l’architecture de la technologie, portant notamment sur les plateformes logicielles éducatives, qui nécessitent l’approbation du Conseil des gouverneurs conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil.
2. Examiner les plans stratégiques, les politiques et les principes relatifs aux technologies de l’information, notamment à la gestion des TI et à la gouvernance des données, et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil des gouverneurs.

4. Dispositions générales

4.1 Le Comité reçoit et examine, au moins une fois par année, un rapport sur les projets de construction et de rénovation prévus et sur les projets liés aux technologies de l’information, qui détaille notamment leur budget prévisionnel, les sources de financement et les dépenses prévues.

4.2 Le Comité reçoit, au moins deux fois par année, un rapport sur les projets approuvés par le Comité et le Conseil des gouverneurs, et il en examine la situation financière et l’état d’avancement.

4.3 Le Comité reçoit au moins une fois par année un rapport du (de la) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances sur les décisions prises par la haute direction, conformément à la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, concernant l’acquisition de biens immeubles, la location de biens immeubles à titre de bailleur ou de locataire, et l’approbation des projets et contrats de construction et de rénovation ainsi que des projets et contrats liés aux technologies de l’information.

4.4 Le Comité examine toutes les questions soulevées par le Conseil des gouverneurs, le (la) recteur(-trice) ou le (la) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances qui ont trait à la planification et au développement des biens immeubles et des ressources informatiques, ainsi qu’aux aménagements physiques.

4.5 Le Comité se réunit au moins six fois par année. Il dispose d’un calendrier des travaux, tenu par le (la) secrétaire général(e) ou son (sa) délégué(e), et s’assure ainsi que l’ordre du jour de chaque réunion porte sur les responsabilités énoncées dans le présent mandat.

4.6 Le Comité fait rapport au Conseil régulièrement et dans un délai raisonnable après chaque réunion du Comité.

4.7 Le Comité réexamine son mandat au moins une fois tous les cinq ans, et en recommande toute modification au Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique du Conseil.

Approuvé :
Conseil des gouverneurs : 31 août 2023