����SM����

Dear members of the ����SM���� community,

The Academic Planning Executive Committee and the Emergency Operations Centre have continued collaborating with Faculties to finalize planning for in-person teaching and learning activities for the Winter 2021 semester. We are hearing a lot of questions and want to make sure that you have the correct information.

As the Provost mentioned in his email on September 29, courses will be offered primarily through remote delivery, but we will also implement enhanced in-person teaching activities where possible. We have heard from students that they are seeking connection to ����SM����, and we know many instructors and administrative and support staff are also missing opportunities to connect with students in-person. We want to provide safe opportunities for these connections, if conditions permit. We have heard as well that study hubs and other flexible spaces to do group work are important, so our planning is also prioritizing these activities. What actually happens in Winter 2021 will of course depend on the public health situation in Montreal next term, and we are planning for a few different scenarios.

This message will cover:

1. Campus health and safety
2. Winter 2021: two tiers of academic activities
3. FAQs
    

(1) Campus health and safety

We know that some community members are nervous about coming to ����SM���� for the Winter 2021 term. The health and safety of our community is always first priority, and over the past six months, we have  seen a safe but dramatic increase in the presence of students and staff on campus for research, some limited in-person teaching activities, and critical student services. In that time, we have had only two instances of COVID-19 transmission on our campuses, and both were due to socializing in student residences. Since March, we have not had a single instance of transmission in the workplace, nor during any academic activities. This indicates our protocols and procedures are effective in protecting our community when they are on-campus.
 

(2) Winter 2021: two tiers of academic activities

Academic planning for in-person teaching and learning activities is currently focused on two tiers:

• Tier 1: Essential in-person teaching activities (students required to be present on campus)
  • Essential learning activities will be held in person, because they are difficult or impossible to deliver remotely. We are ensuring these activities can be in-person so that students can progress through their degree and not have to delay their graduation.
  • Faculties and departments have already informed students if they need to be present for Tier 1 activities. Students registered in these courses will be required to be present on campus.
  • Examples include some critical laboratories, clinical activities, project courses, and other experiential in-person components of courses, including those required for graduating students. Note that not all laboratory courses will necessarily fall under this category.
  • These activities could be either full courses or portions of courses (e.g., the practical portion of a course could be done in-person, but lectures could continue to be offered remotely).
  • These activities are expected to continue even if ����SM���� is operating under red alert restrictions, unless further public health restrictions are introduced. Many of these types of activities are already taking place in-person during the Fall term and have been permitted to continue under the red alert.
     
• Tier 2: Enhanced in-person teaching activities (students can choose whether or not to be present on campus)
  • All Faculties are planning to offer some components of Tier 2 courses in-person, whether in part or in full, so that students who are in Montreal can attend if they choose to do so.
  • It is not essential to hold these activities in person, but it will give students and instructors an opportunity to engage in face-to-face learning.
  • Students are not required to be on campus for these courses and remote alternatives will be available.
  • Examples of these activities include seminar courses, tutorials, conference sections, perhaps some laboratories activities, or some lectures.
  • Instructors are not going to be asked to prepare their course for remote as well as in-person delivery; rather, the goal is to work to see what components or opportunities exist to offer in-person activities that are mindful of concerns about workload on instructors.
  • In the event that ����SM���� is operating under red alert restrictions at any time during the Winter 2021 term, these in-person activities may have to move online.
     

(3) FAQs

Finally, we wanted to update the “Winter 2021 semester” section of the FAQs on the coronavirus website to address some of your common questions. Please keep checking over the next few weeks, as we will update them as more questions come in.

New on the site:

• Why does the University want to increase in-person teaching activities?
• Will students be required to be present on campus in the Winter 2021 semester?
• Will instructors and TAs be required to come back to teach in-person courses or components of courses?
• Why are we planning for in-person activities in Winter 2021 when we currently are in a red alert zone and Quebec is seeing an average of 1,000 cases a day?
• Won’t the extra workload of adding in-person teaching activities have a negative impact on instructors?
• Will students who cannot be present for in-person activities be disadvantaged?
• Will masks or face coverings be required by everyone in a classroom?

We fully acknowledge that many in our community are feeling overwhelmed and overworked, and this planning exercise takes time and energy. Our investment in planning now will allow us to continue to deliver the in-person activities central to our academic mission if some COVID-19 measures remain in place longer-term. We want to thank everyone involved for the work you are putting in.

Sincerely,

Christopher Buddle
Associate Provost, Teaching and Academic Programs
On behalf of ����SM����’s Academic Planning Executive Committee (APEC)

Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning
On behalf of ����SM����’s Emergency Operations Centre (EOC)
 

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Chers membres de la communauté mcgilloise,

Le Comité exécutif chargé de la planification des activités d’enseignement et le Centre des opérations d’urgence ont poursuivi leur collaboration avec les facultés pour la planification d’activités d’enseignement et d’apprentissage en présentiel pour la session d’hiver 2021. Nous recevons de nombreuses questions, et nous voulons vous transmettre toute l’information dont vous avez besoin.

Comme le vice-principal exécutif l’a mentionné dans son courriel du 29 septembre, les cours seront offerts principalement à distance, mais des activités d’enseignement en présentiel améliorées seront également organisées, dans la mesure du possible. Les étudiants nous ont dit chercher à renforcer leurs liens avec ����SM����, et nous savons que bon nombre d’enseignants et de membres du personnel de soutien aimeraient pouvoir échanger en personne avec les étudiants. Nous voulons donner à tous la chance de créer des liens en toute sécurité, si la situation le permet. La communauté nous a également fait part de l’importance des bulles d’étude et d’autres locaux polyvalents utilisés pour les travaux d’équipe. Nous souhaitons donc aussi mettre l’accent sur ces activités dans notre planification. Le déroulement de la session 2021 dépendra évidemment de la situation sanitaire à Montréal; nous nous préparons en fonction de différents scénarios.

Aujourd’hui, nous ferons le point sur les sujets suivants :

1. Santé et sécurité sur les campus
2. Hiver 2021 : deux niveaux d’activités d’enseignement
3. Foire aux questions
    

(1) Santé et sécurité sur les campus

Nous savons que certains membres de notre communauté sont craintifs à l’idée de devoir se rendre sur les campus pendant la session d’hiver 2021. Comme toujours, la santé et la sécurité de notre communauté sont notre priorité. Au cours des six derniers mois, les étudiants et les membres du personnel ont été de plus en plus nombreux à fréquenter les campus, en toute sécurité, pour des travaux de recherche, certaines activités d’enseignement en présentiel et des services aux étudiants essentiels. Durant cette période, nous n’avons eu que deux cas de transmission de la COVID-19 sur les campus, et les deux étaient attribuables à des contacts sociaux dans des résidences étudiantes. Depuis mars, nous n’avons eu aucune transmission dans les lieux de travail ni pendant des activités d’enseignement. Nous savons donc que nos protocoles et procédures protègent efficacement notre communauté sur les campus.
 

(2) Hiver 2021 : deux niveaux d’activités d’enseignement

La planification des activités d’enseignement et d’apprentissage en présentiel se fait actuellement en fonction de deux niveaux :

• Niveau 1 : Activités d’enseignement essentielles en présentiel (Les étudiants doivent être présents sur le campus.)
  • Les activités d’enseignement essentielles se dérouleront en présentiel parce qu’il sera difficile ou impossible de les offrir à distance. Nous veillerons à ce que les étudiants puissent participer à ces activités en personne afin de progresser normalement et de ne pas avoir à repousser l’obtention de leur diplôme.
  • Les facultés et les départements ont déjà prévenu les étudiants qui devront être présents pour des activités de niveau 1. Les étudiants inscrits à ces cours devront être présents sur les campus.
  • Il pourrait s’agir de laboratoires, d’activités cliniques, de projets et de volets pratiques essentiels, notamment pour les finissants. Les cours en laboratoire ne se retrouveront pas nécessairement tous dans cette catégorie.
  • Il pourrait s’agir de cours entiers ou de parties de cours. (Par exemple, le volet pratique d’un cours pourrait se dérouler en présentiel, alors que le volet enseignement continuerait d’être offert à distance.)
  • Ces activités devraient se poursuivre même si ����SM���� était soumise aux restrictions en vigueur en zone rouge, à moins que d’autres directives de santé publique soient émises. Beaucoup d’activités de ce genre étaient déjà en place pour la session d’automne et ont pu continuer en présentiel malgré le niveau d’alerte rouge.
     
• Niveau 2 : Activités d’enseignement en présentiel améliorées (Les étudiants peuvent être présents sur le campus ou non.)
  • Toutes les facultés prévoient offrir certains volets de cours de niveau 2 en présentiel, en partie ou en totalité, afin que les étudiants qui se trouvent à Montréal puissent y participer, s’ils le désirent.
  • Ces activités ne devront pas obligatoirement se dérouler en présentiel, mais elles donneront aux étudiants et aux enseignants la chance d’échanger en personne.
  • Les étudiants ne sont pas tenus de se rendre sur le campus pour ces cours; ils auront également accès à une version virtuelle.
  • Il pourrait s’agir de séminaires, de séances de tutorat, de conférences, de certains cours magistraux ou d’activités en laboratoire.
  • Les enseignants n’auront pas à préparer leur cours afin de pouvoir le donner à distance et en personne. Nous voulons trouver des façons d’offrir certaines activités en présentiel sans alourdir indûment la charge de travail des enseignants.
  • Si ����SM���� était soumise aux restrictions en vigueur en zone rouge au cours de la session d’hiver 2021, ces activités pourraient devoir se dérouler en ligne.
     

(3) Foire aux questions

Nous avons mis à jour la section Session d’hiver 2021 de la Foire aux questions qui se trouve sur la page Web sur le coronavirus. Consultez-la au cours des prochaines semaines; nous y ajouterons les réponses aux nouvelles questions qu’on nous posera.

Nouvelles questions :

• Pourquoi l’Université veut-elle offrir plus d’activités en présentiel?
• Les étudiants devront-ils se rendre sur les campus durant la session d’hiver 2021?
• Les enseignants et les auxiliaires d’enseignement devront-ils revenir pour donner des cours ou des volets de cours en personne?
• Pourquoi planifie-t-on des activités en présentiel pour l’hiver 2021 alors que nous nous trouvons actuellement en zone rouge et que le Québec déplore en moyenne 1 000 nouveaux cas chaque jour?
• La charge de travail supplémentaire que représentent les nouvelles activités en présentiel ne risque-t-elle pas d’avoir des conséquences néfastes pour les enseignants?
• Les étudiants qui ne pourront pas participer aux activités en présentiel seront-ils désavantagés?
• Est-ce que tout le monde devra porter un masque ou un couvre-visage en classe?
   

Nous sommes bien conscients que la situation actuelle est source d’anxiété et d’un surcroît de travail pour bon nombre de membres de notre communauté. Cet exercice de planification demande beaucoup de temps et d’énergie, mais il nous permettra de continuer d’offrir les activités en présentiel cruciales à notre mission d’enseignement si certaines restrictions attribuables à la COVID-19 devaient se prolonger. Merci à tous pour le travail que vous accomplissez chaque jour.

Cordialement,

Christopher Buddle
Vice-principal exécutif adjoint (enseignement et programmes d’études)
au nom du Comité exécutif chargé de la planification des activités d’enseignement de ����SM����

Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante)
au nom du Centre des opérations d’urgence de ����SM����