Une fois le choix d’une tête d’affiche établi, le principal James et le comité de sélection se mettaient au travail afin de coordonner la visite. À l’époque, les conférencières et conférenciers passaient un mois complet à l’Université À¦°óSMÉçÇø, afin de prononcer une série de trois conférences Beatty et de discuter régulièrement avec les membres de la population étudiante, du personnel et du corps professoral, de même qu’avec les médias locaux. Une seule page de l’horaire de l’économiste Barbara Ward (voir ci dessous), qui prononça une série de conférences en 1955, montre une semaine bien remplie de rencontres, de séminaires, d’entrevues et de dîners.
Ìý

Une page de l’horaire de Barbara Ward (son nom de femme mariée était Jackson). Image : Archives de l’Université À¦°óSMÉçÇø.

Ìý

La conférencière Han Suyin (au centre) en compagnie de Mme Wilder Penfield, à la bibliothèque Osler, en 1968. Image : Archives de l’Université À¦°óSMÉçÇø.

Conformément au mandat de la Conférence Beatty, les personnalités invitées abordaient le sujet de leur choix, ce qui est toujours le cas aujourd’hui. Le principal James correspondait avec chacune d’elles afin de déterminer le titre de leurs conférences et de les aider à préciser le thème et le sujet de celles-ci. Dans sa lettre destinée au principal James (voir ci-dessous), le biologiste Julian Huxley fait part de ses idées pour sa série de conférences de 1956. À ce moment, il était le premier directeur général de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO).

Ìý

Lettre de sir Julian Huxley au principal James, datée du 20 décembre 1954. Image : Archives de l’Université À¦°óSMÉçÇø.

Après ces préparatifs, les conférencières et conférenciers mettaient le cap vers Montréal. Jusqu’au début des années 1960, les navires à vapeur étaient un moyen de transport commun. La traversée de l’Atlantique pour se rendre à Montréal depuis l’Europe pouvait alors prendre jusqu’à une semaine. Une fois à destination, la conférencière ou le conférencier était amené du Vieux-Port jusqu’à l’hôtel Ritz Carlton pour un séjour d’une durée d’un mois. Le document ci-dessous indique le prix du voyage en navire à vapeur de l’historien sir Arnold Toynbee de Liverpool à New York, puis de New York à Montréal, et vice versa, en 1961.
Ìý

Les dépenses liées à la venue d’Arnold Toynbee, en 1961, pour sa série de conférences Beatty. Image : Archives de l’Université À¦°óSMÉçÇø.

Ìý